Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Warum gibt es einen Ombudsmann als Meldestelle für Hinweisgeber bei der CURA Unternehmensgruppe?

Die CURA Unternehmensgruppe ist sich darüber bewusst, dass Mitarbeiter oder Dienstleister, die Fehlverhalten beobachten oder vermuten, in Situationen geraten können, die sie davon abhalten, offen und vertrauensvoll mit ihrem unmittelbaren Vorgesetzten bzw. dem Vertragspartner zu sprechen, sei es, weil sie negative Konsequenzen fürchten, sei es, weil sie davon ausgehen, nicht mit ihrem Anliegen ernst genommen zu werden.

Aufgrund der anwaltlichen Verschwiegenheitspflicht und des anwaltlichen Zeugnisverweigerungsrechts ist bei dem Ombudsmann, sichergestellt, dass die Identität von Hinweisgebern zuverlässig geschützt und nicht unbefugt offengelegt wird.

Welche Missstände sollte ich unbedingt dem Ombudsmann melden?

Zu den Missständen können im schlimmsten Fall die Verwirklichung von Straftaten zählen, aber auch Verstöße gegen gesetzliche Regelungen, Belästigungen und Schikane ebenso wie Handlungen, die den Ruf der CURA Unternehmensgruppe schädigen können.

Dieses betrifft beispielsweise die folgenden Vorfälle:   

• Korruption, Betrug oder andere finanzielle Unregelmäßigkeiten,
• Verstöße gegen Datenschutz- oder Vertraulichkeitsbestimmungen (Bitte bei Datenschutzverletzungen die gesonderten Anweisungen und Meldekanäle der CURA Unternehmensgruppe, die dieser Whistleblower-Richtlinie vorgehen, beachten),
• rechtswidrige Handlungen oder Anordnungen, die Rechtsverletzungen verlangen, Missmanagement, Missbrauch einer beruflichen Position, erhebliche Gefahren für die öffentliche Gesundheit oder Sicherheit,
• Missbrauch der Schutzbedürftigenstellung unserer Kunden (Verletzung der Persönlichkeitsrechte der Kunden, Ausnutzen der Hilfsbedürftigkeit zum eigenen persönlichen Vorteil, unterlassene Hilfeleistung, physische und psychische Gewalt gegenüber Schutzbefohlenen)
• Nichteinhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften usw., z.B. in Bezug auf ein sicheres Arbeitsumfeld, 
• Nichteinhaltung von Wettbewerbsgesetzen,
• Nichteinhaltung von Umweltgesetzen, 
• Verstöße gegen Sicherheitsverfahren,
• Belästigung, Diskriminierung, unfaire Beschäftigungspraktiken oder Missbrauch von Alkohol, Drogen oder anderen Substanzen am Arbeitsplatz und
• Fälle, die dazu dienen, einen der vorgenannten Sachverhalte zu verbergen.

Was genau sollte ich dem Ombudsmann melden?

Der Inhalt der Meldung kann grundsätzlich selbst bestimmt werden. Die nachfolgenden Aspekte helfen dem Ombudsmann allerdings, die Meldung zu bewerten und die erforderlichen Schritte einleiten zu können.  

Bei der Meldung sollten  – soweit möglich – die folgenden Informationen angegeben werden:

• Datum / Zeitraum des Vorfalls 
  Der möglichst genaue Zeitpunkt, an dem der Vorfall eingetreten ist. Sofern dies nicht möglich ist, der Zeitpunkt, an dem der Vorfall erstmals zur Kenntnis genommen wurde (z.B. weil sich ein Kunde gemeldet hat).
• Beschreibung des Vorfalls 
  Möglichst detaillierte Beschreibung des Vorfalls. Denkbar wäre z.B. ein Datenverlust durch eine unberechtigte Weitergabe bzw. Versendung von Daten.
• Soweit erkennbar, die Ursache(n) für den Vorfall
  Ursache(n) für den Vorfall mit möglichen Erläuterungen
• Benennung der betroffenen Daten(arten)
  Sofern personenbezogene Daten betroffen sind, Benennung der betroffenen Daten(arten) (z.B. Beschäftigtendaten, Bankdaten, Gesundheitsdaten). 
• Benennung der von dem Vorfall betroffenen Personen / Unternehmen
  Benennung der von dem Vorfall betroffenen Personen / Unternehmen. 
• Die Anzahl der von dem Vorfall betroffenen Personen
  Benennung der Anzahl der von dem Vorfall betroffenen Personen. Falls die Anzahl nicht zu ermitteln ist, Angabe einer Schätzung.
• Sonstige Informationen zum Vorfall
  Sonstige bekannte Informationen im Zusammenhang mit dem Vorfall (z.B. weitere Mitarbeiter/Dienstleister, denen der Vorfall bekannt ist; bisher erfolgte Meldungen innerhalb des Unternehmens; mögliches Schadensrisiko).
  
  Bei einer Meldung kann der Name und die Kontaktdaten des Melders angegeben werden. Eine insgesamt anonyme Meldung ist ebenso möglich.

Was genau passiert bei einer Meldung beim Ombudsmann?

Der Ombudsmann nimmt eine Meldung entgegen und prüft diese zunächst auf Plausibilität. Bei Bedarf und wenn die Identität des Hinweisgebers bekannt ist, erfolgt ggf. eine Rücksprache zwischen dem Ombudsmann und dem Hinweisgeber.

Unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots wird die eingehende Meldung dokumentiert, um den gesetzlichen Anforderungen Rechnung zu tragen. Zudem erhalten Hinweisgeber innerhalb von sieben (7) Tagen eine Bestätigung des Eingangs einer Meldung. Eine Eingangsbestätigung erfolgt nicht, wenn der Hinweisgeber darauf ausdrücklich verzichtet oder wenn ein hinreichender Grund zu der Annahme besteht, dass die Eingangsbestätigung den Schutz der Identität des Whistleblowers beeinträchtigen würde.

Je nach Art des Vorfalls kann als Maßnahme eine interne Untersuchung oder eine formelle Untersuchung ergriffen werden, einschließlich der Überweisung an eine geeignete externe Person, wie unabhängige Ermittler oder die Strafverfolgungsbehörden. 

Es ist zu beachten, dass die Prüfungen von Meldungen Zeit in Anspruch nehmen können und dass das Ergebnis sowie weitere Maßnahmen oft von den vorliegenden Beweisen abhängt. 

Innerhalb von drei (3) Monaten nach der Bestätigung des Eingangs der Meldung oder, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde, spätestens drei (3) Monate und sieben (7) Tage nach Eingang der Meldung erhält der Hinweisgeber eine Rückmeldung insbesondere zu den getroffenen Folgemaßnahmen. Folgemaßnahmen sind die ergriffenen Maßnahmen zur Prüfung der Stichhaltigkeit einer Meldung, zum weiteren Vorgehen gegen den gemeldeten Verstoß oder zum Abschluss des Verfahrens. Die Rückmeldung erfolgt allerdings nur insoweit, als dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand einer Meldung sind oder die in der Meldung genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

Sämtliche Daten, die die Meldung dokumentieren, werden zwei (2) Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht.

Welchen Schutz kann der Hinweisgeber erwarten?

Hinweise geben oder Whistleblowing bedeutet nicht das Vorbringen von bewusst falschen Tatsachen oder aber die Meldung von Vorkommnissen in der Absicht, einem Dritten dadurch bewusst und gezielt zu schaden.

Mitarbeiter und Dienstleister, die indes in gutem Glauben und auf Basis hinreichender Gründe (potentielle) Vorfälle melden oder anderweitig bei Nachforschungen oder der Untersuchung möglichen Fehlverhaltens mitwirken, müssen daher insbesondere nicht befürchten, ihren Job bzw. ihren Auftrag zu verlieren oder andere Disziplinarmaßnahmen zu erfahren. Dies gilt allerdings nur dann, wenn die Beschaffung der Information(en) durch den Hinweisgeber nicht selbst eine Straftat darstellt. 

Wenn zum Zeitpunkt der Meldung in gutem Glauben gehandelt wird, ist es im Ergebnis auch unerheblich, wenn der Mitarbeiter sich irrt oder sich ein Verdacht später nicht bewahrheitet.

Der Schutz des Hinweisgebers ist insbesondere durch das am 02.07.2023 in Kraft getretene Hinweisgeberschutzgesetz begründet.

Die Anonymität eines Hinweisgebers wird von der CURA Unternehmensgruppe geschützt, es sei denn:

• der Hinweisgeber willigt in die Offenlegung seiner Identität ein,
• der Hinweisgeber hat vorsätzlich oder grob fahrlässig unrichtige Informationen über einen Verstoß gemeldet,
• die Offenlegung seiner Identität ist zwingend erforderlich, um es den einschlägigen Strafverfolgungsbehörden zu ermöglichen, die Angelegenheit zu untersuchen oder um wirksam auf die Meldung reagieren zu können oder
• geltende Rechtsvorschriften verlangen in sonstiger Weise eine Ausnahme von dem Vertraulichkeitsgebot.
  
  Eigene Untersuchungen und Gerüchte sind zu vermeiden. Der Vorfall soll nicht mit derjenigen Person besprochen werden, die mutmaßlich der Verursacher des Fehlverhaltens oder des Missstandes ist.

Bin ich auch durch die Hinweisgeberrichtlinie geschützt, wenn ich Informationen über meine Tätigkeit als Berufsgeheimnisträger erhalten habe?

Verschwiegenheits- und Geheimhaltungspflichten von Berufsgeheimnisträgern haben Vorrang. Eine Meldung oder Offenlegung in diesem Bereich ist nicht durch das Hinweisgeberschutzgesetz abgesichert. Erhalten Sie Informationen als Arzt, Zahnarzt, Apotheker oder Angehöriger eines Heilberufes oder als Mitwirkender bei Tätigkeiten eines Berufsgeheimnisträgers über Straftaten oder Verstöße von den Ihnen anvertrauten Patienten, Kunden, Bewohnern und Pflegebedürftigen, unterliegen diese Informationen weiterhin der Schweigepflicht. Eine Klage des Betroffenen zur Verletzung der Schweigepflicht würde nicht über das Hinweisgeberschutzgesetz abgewehrt werden können.

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